E-Rechnung
E-Rechnung empfangen: was du seit 2025 brauchst
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen annehmen können – auch Kleinunternehmer, Vereine mit Geschäftsbetrieb und Selbstständige. Das klingt nach neuer Software, ist aber oft weniger Aufwand als gedacht. Hier steht, was du wirklich brauchst.
Schon eine XRechnung im Postfach? Datei in den Viewer ziehen und als normale Rechnung lesen – kostenlos, ohne Upload.
E-Rechnung öffnenWer muss E-Rechnungen empfangen?
Jedes Unternehmen im Inland, das Leistungen von anderen Unternehmen bezieht – unabhängig von Größe und Branche. Dazu gehören auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG, Freiberufler und Vermieter mit umsatzsteuerlicher Tätigkeit. Eine Übergangsfrist für den Empfang gibt es nicht.
Wichtig: Seit 2025 darf dir ein Lieferant eine E-Rechnung schicken, ohne vorher zu fragen. Ablehnen kannst du sie nicht mit dem Hinweis, du könntest das Format nicht lesen.
Nicht betroffen sind Privatpersonen, Rechnungen an Endkunden, Kleinbetragsrechnungen bis 250 € (z. B. Tankquittungen) und Fahrausweise. Die dürfen weiter auf Papier oder als einfache PDF kommen.
Was du dafür brauchst
| Baustein | Minimum | Komfortabel |
|---|---|---|
| Empfangsadresse | Ein E-Mail-Postfach – das reicht laut Bundesfinanzministerium | Eigene Adresse nur für Rechnungen, z. B. rechnung@firma.de |
| Lesen | Ein kostenloser Viewer wie E-Rechnung anzeigen | Buchhaltungssoftware, die XRechnung und ZUGFeRD direkt einliest |
| Prüfen | Pflichtangaben und Beträge ansehen wie bei Papier | Automatische Prüfung und Freigabe-Workflow |
| Aufbewahren | Originaldatei unverändert und auffindbar speichern | Revisionssicheres Archiv / DMS |
Wer ohnehin mit einer Buchhaltungssoftware oder einem Steuerbüro arbeitet, hat den Empfang meist schon abgedeckt – viele Programme lesen E-Rechnungen inzwischen direkt ein.
Kein Programm, das XML lesen kann? Der Viewer zeigt XRechnung und ZUGFeRD als ganz normale Rechnung – im Browser, ohne Upload.
So läuft der Empfang praktisch ab
- Rechnung kommt an – als
.xml-Datei (XRechnung) oder als PDF mit eingebettetem XML (ZUGFeRD/Factur-X), meist per E-Mail. - Lesen. ZUGFeRD-PDFs lassen sich wie gewohnt öffnen. Für reine XML-Dateien einen Viewer benutzen.
- Prüfen wie bisher: Stimmen Leistung, Menge, Preis, Steuersatz? Sind Steuernummer oder USt-IdNr., Leistungsdatum und fortlaufende Nummer angegeben? Der Viewer rechnet zusätzlich nach, ob die Beträge zusammenpassen.
- Bezahlen. IBAN, Betrag und Verwendungszweck stehen in der Rechnungsansicht.
- Ablegen. Die Originaldatei archivieren (siehe unten) und – falls du mit einem Steuerbüro arbeitest – im Original weiterleiten, nicht als Ausdruck.
Was sich 2027 und 2028 ändert
Beim Empfang ändert sich nichts mehr – aber bei den Rechnungen, die du bekommst. Bis Ende 2026 dürfen alle Lieferanten noch Papier- oder (mit Zustimmung) PDF-Rechnungen schicken.
| Ab | Was Lieferanten schicken müssen |
|---|---|
| 1. Januar 2027 | Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz: nur noch E-Rechnungen an andere Unternehmen. Kleinere dürfen 2027 noch Papier oder PDF nutzen. |
| 1. Januar 2028 | Alle Unternehmen: E-Rechnung bei Leistungen an andere inländische Unternehmen. Ausnahmen bleiben Kleinunternehmer, Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise. |
Bekommst du ab dann von einem verpflichteten Lieferanten nur eine einfache PDF, ist das keine ordnungsgemäße Rechnung. Das kann den Vorsteuerabzug gefährden – im Zweifel eine E-Rechnung anfordern.
Aufbewahren: das XML zählt
- Was: die E-Rechnung im Originalformat – bei XRechnung die XML-Datei, bei ZUGFeRD das PDF mit eingebettetem XML. Ein Ausdruck oder ein aus dem XML erzeugtes PDF reicht nicht als Ersatz.
- Wie: unverändert, vollständig und jederzeit auffindbar, z. B. in einem festen Ordner mit Rechnungsnummer und Datum im Dateinamen oder in der Buchhaltungssoftware.
- Wie lange: Rechnungen sind Buchungsbelege und werden seit 2025 acht Jahre aufbewahrt.
Hinweis: Dieser Ratgeber gibt den Stand vom Oktober 2026 wieder und ersetzt keine Steuerberatung. Für Sonderfälle – etwa Auslandsgeschäfte oder Organschaften – hilft deine Steuerberatung.
E-Rechnung jetzt lesen
XRechnung und ZUGFeRD als normale Rechnung anzeigen, Beträge prüfen und als PDF-Lesekopie speichern – kostenlos, ohne Upload.
Häufige Fragen
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen?
Ja. Kleinunternehmer müssen seit 2025 E-Rechnungen annehmen können. Ausstellen müssen sie keine.
Reicht ein E-Mail-Postfach für den Empfang?
Ja. Laut Bundesfinanzministerium genügt es, ein E-Mail-Postfach bereitzustellen.
Kann ich eine E-Rechnung ablehnen?
Nein. Seit 2025 braucht der Rechnungssteller für eine E-Rechnung nach EN 16931 keine Zustimmung des Empfängers mehr.
Brauche ich eine spezielle Software?
Nicht zwingend. Zum Lesen reicht ein kostenloser Viewer, zum Archivieren ein geordneter Speicherort. Buchhaltungssoftware macht es bequemer.
Darf ich die E-Rechnung ausdrucken und das XML löschen?
Nein. Aufbewahrt werden muss die E-Rechnung im Originalformat. Ein Ausdruck ist nur eine Lesehilfe.
Ist eine normale PDF-Rechnung noch erlaubt?
Bis Ende 2026 für alle, 2027 noch für Unternehmen bis 800.000 € Vorjahresumsatz – jeweils mit Zustimmung des Empfängers. Ab 2028 sind zwischen Unternehmen grundsätzlich E-Rechnungen Pflicht.
Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?
Acht Jahre, denn Rechnungen gelten als Buchungsbelege.
Quellen
- Fragen und Antworten zur E-Rechnung, Bundesministerium der Finanzen.
- XRechnung, Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT).
- ZUGFeRD, Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD).
- § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen und § 27 Abs. 38 UStG – Übergangsregelungen.
- § 14b UStG – Aufbewahrung von Rechnungen.