Rechnungsnummer
Rechnungsnummer: Regeln und Beispiele
„Fortlaufende Rechnungsnummer“ – kaum eine Pflichtangabe sorgt für so viel Unsicherheit. Muss es lückenlos 1, 2, 3 sein? Darf das Jahr drinstehen? Was passiert bei einer Stornorechnung? Hier stehen die Regeln, bewährte Formate und die häufigsten Irrtümer.
Direkt loslegen: Im Rechnungs-Generator zählt „Nächste Rechnung“ die Nummer automatisch hoch – für jedes Format, auch mit Jahr oder Präfix.
Rechnung mit Nummer schreibenDie Regeln in einem Satz
Nach § 14 Abs. 4 UStG braucht jede Rechnung eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung einmalig vergeben wird. Entscheidend ist also vor allem: jede Nummer genau einmal.
- Buchstaben sind erlaubt: „RE-2026-042“ ist genauso gültig wie „42“.
- Mehrere Nummernkreise sind erlaubt, etwa je Jahr, je Kunde, je Filiale oder je Geschäftsbereich – solange jede Nummer eindeutig bleibt.
- Lückenlos muss die Folge nicht sein. Eine lückenlose Nummerierung ist nicht vorgeschrieben; Lücken solltest du bei einer Prüfung aber erklären können, etwa durch eine aufbewahrte, als „storniert“ markierte Rechnung.
Bewährte Formate mit Beispielen
| Format | Beispiel | Gut für |
|---|---|---|
| Jahr + laufende Nummer | 2026-001, 2026-002 | Die meisten Selbstständigen – übersichtlich, startet jedes Jahr neu |
| Präfix + Jahr + Nummer | RE-2026-0042 | Wenn es auch Angebote (AN-…) oder Gutschriften (GS-…) gibt |
| Jahr + Monat + Nummer | 202610-03 | Viele Rechnungen pro Monat |
| Kundennummer + Nummer | K1042-007 | Wenige Stammkunden mit regelmäßigen Rechnungen |
| Einfach fortlaufend | 1001, 1002 | Kleine Betriebe; mit 1001 beginnen wirkt etablierter als mit 1 |
Vorsicht bei Nummern, die nur aus dem Datum bestehen: Schreibst du zwei Rechnungen am selben Tag, hast du eine doppelte Nummer.
Einmal das Format festlegen, danach zählt „Nächste Rechnung“ automatisch weiter.
Automatisch nummerieren im Rechnungs-Generator
- Im Rechnungs-Generator die erste Nummer in deinem Format eintragen, etwa
2026-001. - Nach dem Speichern auf „Nächste Rechnung“ klicken: Die letzte Zahlengruppe wird hochgezählt (
2026-002), führende Nullen bleiben erhalten, das Datum springt auf heute. - Kunde und Positionen bleiben stehen – praktisch für monatlich wiederkehrende Rechnungen.
Die letzte Nummer merkt sich dein Browser. Wer auf mehreren Geräten schreibt, sichert den Entwurf über „Als Datei sichern“ oder führt eine kleine Liste der vergebenen Nummern.
Storno, Korrektur, Kleinunternehmer
- Fehler in der Rechnung: nicht dieselbe Nummer neu vergeben. Entweder eine Rechnungsberichtigung, die sich eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezieht, oder eine Stornorechnung mit eigener Nummer und danach eine neue Rechnung.
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brauchen keine Rechnungsnummer (§ 33 UStDV).
- Kleinunternehmer sind seit 2025 nicht mehr zu einer Rechnungsnummer verpflichtet (§ 34a UStDV). Für Zahlungszuordnung und Mahnungen ist sie trotzdem sehr zu empfehlen.
- Gutschriften, die dein Kunde für dich ausstellt, tragen eine Nummer aus seinem Nummernkreis.
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Häufige Fragen
Muss die Rechnungsnummer lückenlos fortlaufend sein?
Nein. Sie muss eindeutig und fortlaufend sein, eine lückenlose Folge ist nicht vorgeschrieben. Lücken solltest du aber erklären können.
Darf ich Buchstaben in der Rechnungsnummer verwenden?
Ja. Kombinationen aus Buchstaben und Zahlen wie RE-2026-042 sind erlaubt.
Darf ich jedes Jahr wieder bei 1 anfangen?
Ja, wenn das Jahr Teil der Nummer ist, etwa 2026-001 und 2027-001. So bleibt jede Nummer eindeutig.
Darf ich mit einer hohen Rechnungsnummer anfangen?
Ja. Die Nummer muss nicht bei 1 beginnen.
Brauche ich als Kleinunternehmer eine Rechnungsnummer?
Seit 2025 ist sie nicht mehr vorgeschrieben (§ 34a UStDV), aber empfehlenswert.
Welche Nummer bekommt eine Stornorechnung?
Eine eigene, neue Nummer. Sie verweist auf die stornierte Rechnung; danach folgt bei Bedarf eine neue, korrigierte Rechnung.
Hinweis: Diese Anleitung gibt den Stand vom Oktober 2026 wieder und ersetzt keine Steuerberatung. Im Einzelfall – etwa bei Auslandsgeschäften oder Grenzfällen der Kleinunternehmerregelung – hilft deine Steuerberatung.
Quellen
- § 14 Abs. 4 UStG – Pflichtangaben einschließlich Rechnungsnummer, gesetze-im-internet.de.
- Fortlaufende Rechnungsnummern: Pflichten und Ausnahmen, Haufe.
- § 34a UStDV – Rechnungen von Kleinunternehmern, gesetze-im-internet.de.